لا يوجد حاجة بشكل عام لتتبع وقت العاملين، وفي الواقع، يمكن أن يكون تتبع ساعات العمل في الكثير من الحالات أمراً لا معنى له. تتبع ساعات الدوام حلاً. فإذا لم يكن لديك مشكلة، فربما لا تحتاج إلى حل.
وبالتالي، فإن الخطوة الأولى هي تحديد المشاكل التي تواجهك في إدارة الموظفين. إذا كنت مؤشرات الأداء الرئيسية واضحة ومطبقة بشكل صحيح، فقد لا يكون تتبع الوقت مفيداً. ومع ذلك، الحقيقة أنه في معظم الوظائف توجد مؤشرات أداء رئيسية تي تشمل كل جوانب الوظيفة، ولكن تحديد مؤشرات رئيسية شاملة معقولها للوظيفة ليس بالسهولة التي يعتقدها الكثيرين.
لا، ليس من الضروري على الإطلاق استخدام برنامج لتتبع الوقت، ولكن استخدامه يمكن أن يسهل مهمتك ويوفر التكاليف ويقلل من الأخطاء، خاصة بالنسبة للكيانات الكبيرة التي يمكن أن تصبح إدارة الوقت فيها مشكلة.
نعم. يمكنك، قد لا تكون الخيارات المجانية مناسبةً للجميع، لكنها بالتأكيد حل قابل للتطبيق. على سبيل المثال، مع جِبل، لا يدفع معظم مستخدمينا أي أموال، ولا يزالون يستمتعون بميزات تتبع الوقت الأساسية التي تحدث فرقًا كبيرًا في إدارتهم للوقت والعمل.
بشكل جوهري، لا يوجد فرق بينهما.
يدل الأول إلى أن البرنامج يقوم بتتبع الوقت، بينما يشير الثاني إلى بناء سجلات وقت، ولكن نظراً لأن جميع برامج تتبع الوقت تقوم بإخراج بيانات تتبع الوقت في هيئة سجلات زمنية، وأن جميع برامج سجلات وقت العمل تحصُل على بياناتها من خلال تتبع الوقت، فإنه في الواقع لا يوجد فرق بينهما من الناحية العملية.
برنامج تتبع الوقت هو مصطلح عام يشير إلى برنامج وظيفته تتبع وتسجيل الوقت، ويمكن استخدمه للموظفين داخل أو خارج مكاتب الشركة. أما برنامج تسجيل الحضور والانصراف، فهو جزء من برنامج تتبع الوقت، ونظراً لوجود كلمة: حضور” في وصفه، فإنه يشير إلى أنه مصَمم في الغالب للموظفين الميدانيين (خارج مكاتب الشركة) – فغالباً لا يستخدم برنامج تتبع الوقت والحضور للموظفين العاملين في المكاتب.
إن معرفة ما إذا كان ينبغي عليك تسجيل شاشات أجهزة الكمبيوتر الشخصية لموظفيك أم لا هو سؤال معقد لا يوجد له إجابة سهلة. هناك عدة عوامل يجب مراعاتها، مثل الغرض من التسجيل، وسياسات وإجراءات المنشأة، والقوانين في دولتك.
بالرغم من وجود فوائد محتملة لتسجيل الشاشة، مثل تعزيز الشفافية، وزيادة الإحساس بالمسؤولية، وتحسين التركيز؛ فمن الضروري تقييم ما إذا كان ذلك يتماشى مع قيم وأهداف منشأتك أم لا.
إذا قررت اعتماد تسجيل الشاشة، نحن نشجعك على إجراء تواصل مفتوح وصادق مع فريقك. لشرح السبب وراء ذلك، وتسليط الضوء على الفوائد، والأهم من ذلك، السعي للحصول على موافقتهم الطوعية. فسيساعد ذلك في الحفاظ على بيئة عمل يعمها الثقة والتعاون.
في جِبل، نعتقد أن أفضل طريقة لزيادة الإنتاجية هي عن طريق إعطاء الأولوية للمهام والمشاريع عوضًا عن مراقبة الموظفين عن كثب طوال اليوم. ومع ذلك، ندرك أن تسجيل الشاشة يمكن أن يكون أداةً قيمةً، ونقدمها كميزة اختيارية لتلبية الاحتياجات المتنوعة.
بشكل عام، لا يحق لصاحب العمل إجبار الموظف على استخدام تطبيق ما على هاتفه الشخصي ما لم يتم ذكر ذلك صراحة في العقد، ومع ذلك، في معظم الحالات، يحتاج صاحب العمل والموظف إلى وجود حد معين من التفاهم لإقامة علاقة عمل جيدة، وبذلك فإن طلب الصاحب العمل من الموظف الرد على هاتفه أو استخدامه لتتبع الوقت عموما سيكون أمر مقبولا.
نعم، إذا تحول إلى تتبع تفصيلي ومبالغ فيه للوقت، ولكن لن يكون له تأثير سلبي إذا تم توضيح فوائد تتبع الوقت بشكل جيد. وهذا التوضيح يتضمن تفسير كيف يمكن لتتبع الوقت أن يساعد الموظفين وأصحاب العمل على حداً سواء.
إذا قمت بتسجيل شاشة كمبيوتر الموظفين دون إبلاغهم، فنعم ذلك يعتبر تجسساً، ولكن برنامج تتبع الوقت نادراً ما يستخدم بهذه الطريقة، وتتبع الوقت بالطريقة الصحيح لا يعتبر تجسساً.
ليس هناك الكثير من تطبيقات تسجيل الحضور المجانية، ولكن يكسب كل تطبيق لسجلات الحضور المال من خلال تقديم ترقيات اختيارية مدفوعة.
التواصل مهم جداً، بالإضافة إلى وضع التوقعات المستهدفة للإنتاجية. بالنسبة للموظفين الذين يعملوا بالساعة، فإنك تحتاج التوضيح لهم أن تتبع الوقت يحميهم بنفس القدر الذي يحمي به الشركة. تتبع الوقت يعني أن يتم دفع مستحقاتهم بشكل عادل وأن أصحاب العمل سيدفعون المال بشكل عادل أيضاً. أما بالنسبة للموظفين الذين يتقاضون رواتب ثابتة، فمن الضروري أن تشرح لهم أهمية تحمل المسؤولية. فالمديرين الذين يجهلون ما يقوم الموظفون بعمله لن يتقدموا في عملهم غالباً.
بشكل عام، لا يبدو من المنطقي تتبع وقت حضور وانصراف الموظفين المكتبيين، بمعنى تتبع عدد الساعات التي يقضونها في مكاتبهم، لأن ذلك لن يحقق الكثير. ومع ذلك، يجب تتبع ساعات عملهم على مهامهم، أو في المشروعات، و/أو مع العملاء. ودون هذا المستوى الأساسي من المسؤولية، سيكون من شبه المستحيل إدارة الموظفين المكتبيين بشكل فعال.
في الواقع، معظمهم يسعى لحل نفس المشكلة، أي تتبع وقت الموظفين. ومع ذلك، لكل برنامج تخصص يركز عليه، والتكاملات مع برامج مختلفة، ونقاط قوة، وسعر، وربما الأهم من ذلك، أن لكلاً منها مستوى معين من الفعالية – فتطبيق تتبع الوقت الذي يجعل من الصعب على الموظفين فعلياً تتبع الوقت، هو تطبيق يصنع مشكلات أكثر من تلك التي يعمل على حلها.
- قم بالاستفادة من تجربة المستخدمين الحاليين، لذا ابحث عن التقييمات.
- إذا كان يتكامل مع التطبيقات التي تستخدمها أنت بالفعل، فسوف يوفر ذلك لك الكثير من الوقت في مزامنة الموظفين والبيانات.
- إذا كان من الصعب عليك الحصول على فترة تجربة مجانية، في الواقع، إذا لم يتاح لك فترة تجربة مجانية، فإن هذا الأمر يجب أن يثير الشكوك لديك. لأن البرنامج الرائع يسعى لجذب المستخدمين لتجربته.
- تواصل مع دعم العملاء عدة مرات لاختبارهم. فعندما تواجهك مشكلة، دعم العملاء الممتاز هو من يستوجب عليه حلها، فلا تتجاهل هذه الميزة.
- اختر تطبيقاً لا يفعل شيء سوى تتبع الوقت، فالبرنامج المتخصص يعني أنه سيقوم بإتمام المهمة بشكل أفضل بكثير من الحلول العامة للموارد البشرية.
تتبع وقت الموظفين قانوني في جميع أنحاء العالم. في الواقع، بل أصبح تتبع الوقت مطلوباً بشكل قانوني بطريقة أو بأخرى لحماية الموظفين من العمل المفرط وضمان حصولهم على أجر أي وقت إضافي يستحقونه. ولكن قلة الوعي تجعل من النادر تطبيق هذه القوانين.
قد يكون كذلك، ولكن لا يفترض أن يكون كذلك، فمن الضروري التأكد من حضور الموظفين في الوقت المحدد أو ضمان دقة دفع الرواتب. إذا كنت تتبع وقت الموظفين الإداريين من خلال تسجيل شاشاتهم، فإن ذلك يعتبر إدارة مفرطة في التفاصيل. أما تتبع المهام العامة، فهو مجرد طريقة لمعرفة كيف يتم توظيف مواردك البشرية وعادةً ما يكون أمراً ضرورياً للإدارة.
بدأت تسلا في استخدام جِبل لتتبع وقت الموظفين منذ عام 2022.
إن إدارة الموظفين التفصيلية التي قد تصل إلى درجة تسجيل شاشات الكمبيوتر ليست أسلوباً قديماً، لأنه ابتكار جديد نسبياً، ولكن معرفة كل تفصيل دقيق عما يفعله موظفوك هو بالفعل أسلوب قديم. ولم يعد أمراً مقبولاً. ومع ذلك، فإن استخدام تطبيق حضور الموظفين أو برنامج تتبع الوقت لمعرفة كيف يستغل الموظفين ساعات العمل بشكل عام، فإنه جزء أساسي من الإدارة الفعالة.
يجب على أصحاب العمل أن يُقنعوا موظفيهم بأهمية استخدام برنامج تتبع ساعات العمل. فهذا ليس لغرض المراقبة المفرطة أو التجسس عليهم، بل لضمان توزيع أعباء العمل بشكل مناسب ومنع حالات الإرهاق الشديد. على سبيل المثال، سيكون بإمكان المديرين ملاحظة أن العاملين يواجهون صعوبة في إكمال المهام، أو أنهم يقضون وقتاً طويلاً دون تحقيق إنتاجية تذكر، فيستطيع أن يتحدث إليهم والسماح لهم ببعض الوقت للراحة.
تتبع الوقت هو حقاً صناعة ضخمة. نقدر القيمة التقريبية لشركات برامج تتبع الوقت بحوالي 100 مليار دولار، فإنه سيكون بالتأكيد مجدياً لجوجل (ألفابت) إذا تمكنت من الحصول على ثلث هذا الرقم.
ولكن تتبع الوقت ليس جزءاً من تخصص جوجل، ولن يكون متماشياً مع منتجاتهم الحالية، وفي الواقع، تتبع الوقت مجال واسع جداً يخدمه بامتياز لاعبون مشهورون يستهدفون فئات مختلفة. جوجل لن تستطيع أن تفعل كل هذه الأشياء، وبالتالي سيكون من الصعب جداً على جوجل أن تحصل على ثلث الحصة السوقية أو حتى نسبة قريبة منها، كما أن لديهم تخصصات تثير اهتمامهم أكثر ويعتبرونها أولوية.
الإجازة المدفوعة تشير في معظم دول العالم إلى الإجازة السنوية المستحقة، وبالتالي فإن برنامج تتبع الإجازة المدفوعة هو نفسه برنامج تتبع الإجازات.
نعم، هناك، ويُسمى جِبل وهو 100% مجاني للأغلبية العظمى من الشركات التي تستخدمه، فهي لا تدفع فلساً واحداً، ولا تحتاج إلى تقديم أي بيانات عن بطاقتها الائتمانية، ويمكن لهذه الشركات إيقاف الاستخدام في أي وقت.
ليس بالضرورة، بالنسبة لفرق العمل الصغيرة التي لديها احتياجات بسيطة جداً، فإن حاسبة ساعات العمل قد تكون كل ما تحتاجه هذه الفرق.
يمكنك تتبع ساعات عملك الخاص واستخدام الحاسبة لحساب إجمالي ساعات الرواتب. لا حاجة حتى لإنشاء حساب.
يمكنك أيضاً طباعة نماذج سجلات الحضور لتسجيل الوقت عليها.