Nie. Chociaż podstawowa ewidencja czasu pracy jest wymagana przez prawo, to szczegółowe monitorowanie czasu pracowników ma sens w niektórych sytuacjach i organizacjach, a w innych nie.
Na przykład w Jibble mamy pewne zespoły, w których monitorujemy czas i aktywność – na przykład te, którym płacimy za godzinę – a w innych zespołach tego nie robimy. Tak naprawdę w przypadku większości naszych pracowników najważniejszymi aspektami, na które zwracamy uwagę, są skuteczność i wyniki.
Dlatego kluczem jest określenie, dlaczego należy monitorować czas, a następnie jak się do tego zabrać.
Ogólnie rzecz biorąc, w przypadku pracowników, którzy muszą być na miejscu, np. w restauracji, szpitalu, na placu budowy itp. monitorowanie obecności może mieć duży sens – w końcu, jeśli pracownicy nie są obecni, nie mogą wykonywać swojej pracy.
Oto kilka dostępnych systemów rejestracji czasu pracy:
- Poleganie na fizycznej obecności bez monitorowania czasu
- Działa dobrze w przypadku bardzo małych zespołów.
- Kartka i długopis
- To także może się sprawdzać w małych zespołach, w których czas musi być rejestrowany. Oczywiście taki system jest dość podatny na nadużycia.
- Rejestratory czasu pracy dziurkujące karty pracy
- To już rozwiązanie systemowe, ale wciąż otwarte na nadużycia. Ponadto odczytywanie danych z kart jest czasochłonne, karty muszą być latami archiwizowane, a cały proces jest podatny na błędy.
- Tak jak poprzednie rozwiązania, to także może działać w małych organizacjach, w których widoczność zespołu jest wysoka.
- Elektroniczne (nieoparte na chmurze) rejestratory czasu pracy
- Zazwyczaj są drogie w konfiguracji, szybko stają się przestarzałe, informacje nie są dostępne w czasie rzeczywistym, a do tego nie są tworzone kopie zapasowe danych.
- Oparte na chmurze oprogramowanie do rejestracji czasu pracy
- Tak, to nasz produkt, więc masz prawo się obawiać, że nie będziemy bezstronni. Programy do ewidencji czasu pracy są jednak wielkim krokiem naprzód. Rozwiązują wszystkie problemy innych systemów i dlatego stały się tak popularne.
Tak, większość systemów rejestracji czasu pracy tworzy karty czasu pracy, a także udostępnia je w kilku formatach.
Nie. Oprócz zarządzania czasem pracowników, systemy ewidencji czasu i obecności mogą być wykorzystywane do monitorowania nieobecności lub frekwencji w różnych scenariuszach i usługach. Dlatego postaraliśmy się, aby Jibble doskonale sprawdzał się do monitorowania frekwencji uczniów oraz członków kościoła.
Program do mierzenia czasu pracy to ogólne określenie oprogramowania, które robi dokładnie to, co mówi – mierzy czas.
Kluczową kwestią jest to, że może być używane zarówno dla pracowników biurowych, jak i terenowych.
Monitorowanie obecności to podzbiór monitorowania czasu, a samo słowo „obecność” sugeruje, że jest przeznaczony dla pracowników pozabiurowych.
Odbijanie karty za kolegę polega na tym, że jeden pracownik prosi drugiego o odbicie jego karty pracy w rejestratorze czasu pracy. Jest to nie tylko nieuczciwe, ale także demotywujące dla innych pracowników, którzy widzą, że ich koledzy otrzymują wynagrodzenie bez przychodzenia do pracy.
Właśnie ta wątpliwość była motorem do wynalezienia systemu biometrycznej rejestracji obecności, czyli odbijania karty pracy przy użyciu danych biologicznych, takich jak odcisk palca, rozpoznawanie twarzy lub głosu (choć tej ostatniej opcji jeszcze nie widzieliśmy). W połączeniu z rejestratorem czasu pracy, znajdującym się w ustalonej lokalizacji lub korzystającym z GPS, rejestrowana jest zarówno właściwa osoba, jak i jej lokalizacja w czasie odbijania karty.
Niektóre rejestratory wykorzystują karty RFID lub NFC, ale oczywiście wszystkie systemy oparte na kartach są podatne na odbijanie za kolegów. Takie rozwiązanie możesz działać dobrze w obszarach o wysokiej widoczności, takich jak pomieszczenia z monitoringiem. Inne programy wykorzystują telefony zamiast kart i chociaż telefony także mogą być przekazywane współpracownikom, wiele osób nie będzie chciało rozstać się ze swoim telefonem. Jibble obsługuje funkcję odbijania karty za pomocą telefonu z dodatkową opcją blokady urządzenia, co oznacza, że tylko wyznaczony telefon może być używany do odbijania danej karty pracy.
Pracodawca nie może zmusić pracownika do korzystania z aplikacji na prywatnym telefonie komórkowym, chyba że jest to wyraźnie określone w umowie.
Jednak w większości przypadków pracodawca i pracownik muszą zbudować pewien poziom porozumienia, aby móc skutecznie ze sobą współpracować. Poproszenie pracownika o odbieranie telefonów z pracy na swoim prywatnym telefonie oraz używanie go do monitorowania godzin pracy jest zwykle uważane za rozsądną prośbę.
Nie ma wielu darmowych aplikacji, ale każda z nich zarabia na opłatach za opcjonalne subskrypcje.
Komunikacja jest naprawdę ważna, podobnie jak ustalanie oczekiwań. Monitorowanie obecności nie tylko pomaga w prowadzeniu ewidencji czasu pracy, ale także w wypłacaniu uczciwych wynagrodzeń za przepracowany czas. I to jest właśnie kluczowa wiadomość, którą należy przekazać pracownikom.
Większość z nich rzeczywiście próbuje rozwiązać ten sam problem, tj. monitorować czas i obecność. Jednak każda z nich ma swoje mocne strony, cenę, metody rejestrowania czasu pracy, a co być może najważniejsze, każda z nich ma różną jakość wykonania. Aplikacja do rejestracji czasu pracy, która w rzeczywistości utrudnia pracownikom rejestrowanie czasu, ostatecznie przyniesie znacznie więcej problemów niż pożytku.
Warto również pamiętać, że wybierając system obecności, nie tylko kupujesz produkt na ten rok, ale także inwestujesz w jego dalszy rozwój, ponieważ produkt będzie zmieniał się z czasem, a przeniesienie się do innego systemu będzie skomplikowane. Warto więc się upewnić, że wybrany system jest stale ulepszany, a obsługa klienta sprawnie odpowiada na pytania.
Rejestrowanie obecności pracowników jest całkowicie legalne w każdej jurysdykcji na świecie, ponieważ pracodawcy mają prawo wiedzieć, gdzie znajdują się ich pracownicy.
W wielu krajach rozwiniętych ewidencja czasu pracy stała się wymagana przez prawo, w celu ochrony pracowników przed przepracowaniem i zapewnienia im należnego wynagrodzenia za nadgodziny. Jednak brak świadomości sprawia, że takie przepisy są rzadko przestrzegane.
Dowiedz się więcej o legalności monitorowania czasu pracy w USA z naszego kompleksowego przewodnika prawnego po monitorowaniu czasu pracy.
Tak, ponieważ zarządzanie urlopami oraz ewidencja czasu i obecności są wzajemnie zależne.
Oto kilka innych pytań dotyczących mierzenia czasu, których bałeś się zadać! Możesz również odwiedzić stronę główną Jibble, aby dowiedzieć się więcej na temat rejestrowania czasu w Jibble. Znajdziesz tam wyczerpujące informacje na temat naszych funkcji, korzyści i sposobu, w jaki nasze rozwiązanie do śledzenia czasu może usprawnić przepływ pracy.